各学院、各单位、各部门： 为进一步加强校园安全管理，优化门禁系统使用体验，提升信息管理与服务效能，确保人员、车辆信息录入的准确性与规范性，现对门禁系统信息录入管理工作通知如下： 一、适用范围 本通知适用于所有需录入或变更校园门禁系统的教职工、学生、以及第三方服务单位（含食堂、商业街、物业、宿管等）工作人员及相关车辆信息的管理。 二、信息录入与变更类别及办理流程 根据业务情形，信息录入与变更分为以下三类，相应办理流程规定如下： (一) 新增人员、车辆信息录入 1.适用情形：首次申请将人员信息或车辆信息录入门禁系统。 2.申请主体：由师生员工所在单位作为申请单位统一办理。 3.办理流程： （1）申请人向所在单位提交申请及相关证明材料； （2）所在单位指定专人负责审核、汇总信息，确保信息真实、准确、完整。 （3）填写《门禁系统信息录入申请表（新增类）》（见附件1），经单位负责人签字并加盖单位公章。 （4）将签字盖章后的申请表及相关证明材料复印件，报送至明德楼227办公室；PDF扫描件，发送至指定邮箱；需要录入人脸识别的，还需提供近期一寸照片。 重要提示：此类申请不接受个人直接提交，须由所在单位统一办理。 (二) 库内信息调整 1.适用情形：已录入信息的人员或车辆，因技术原因（如照片不清晰、卡号错误、车辆信息匹配故障等）导致门禁系统无法正常识别。 2.申请主体： （1）教职工：可由本人直接提出申请。 （2）学生：由学生辅导员负责收集、核实情况后，统一提出申请。 （3）第三方服务单位工作人员：由对应的管理公司指定专人统一提出申请。 3.办理流程： （1）教职工个人申请：可直接电话或微信反馈。 （2）学生申请：由辅导员审核汇总后发送至指定邮箱。 （3）第三方人员申请：由管理公司指定负责人审核汇总后发送至指定邮箱。 (三) 变更（新增）车牌号码 1.适用情形：已录入车辆信息的用户，因车辆更换等原因需要变更（新增）车牌号码。 2.申请主体：由师生员工所在单位作为申请单位统一办理。 3.办理流程： （1）申请人向所在单位提交变更申请及相关证明材料（行驶证复印件，车主非本人的提供关系证明材料）。 （2）所在单位审核后，填写《门禁系统信息录入申请表（变更类）》，经单位负责人签字并加盖单位公章。 （3）纸质稿报送至明德楼227办公室，PDF扫描件发送至指定邮箱。 重要提示：此类申请同样不接受个人直接提交，须由所在单位统一办理。 三、办理时限与信息处理 信息管理部门在收到齐全、规范的申请材料后，将在3个工作日内完成信息审核与录入/调整工作。对于材料不全或不符合要求的申请，将及时通知申请主体补正。 四、注意事项 1.各单位应高度重视门禁信息管理工作，指定专人负责，确保信息报送及时、准确、规范。 2.申请单位及个人须对所提供的所有信息的真实性、有效性负责。 3.所有纸质申请表及附件材料均需字迹清晰、内容完整；电子版材料需为清晰可辨的PDF格式扫描件。 请各单位遵照执行，共同维护校园安全秩序，提升管理服务效能。
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后勤与保卫管理处 2025年10月17日 |